Quoi automatiser ?
Un grand courtier en douane canadien utilise une automatisation intelligente pour supprimer les interventions manuelles dans le processus de dédouanement et améliorer le service à la clientèle.
Avant (Manuel)
Après (Automatisation intelligente)
Accès autorisé !
Étapes :
- Une demande est remplie par un citoyen.
- Une copie du formulaire est numérisée dans l’archive et le formulaire physique est envoyé à un agent.
- Un agent examine, valide le formulaire et entre la demande dans le système du registraire.
- Le greffier adjoint signe le formulaire et un original est déposé dans le dossier physique.
- Un formulaire original signé est retourné à l’agent qui peut le rendre au citoyen.
Enjeux et problématiques
- Malgré la présence d’une voûte électronique, beaucoup de papier reste présent dans le processus (impression pour compléter les formulaires au lieu de les remplir en ligne).
- Les signatures physiques demandent au registraire d’être présent ce qui peut allonger la durée des processus de plusieurs jours.
- Absence d’un registre centralisé causé par la présence de plusieurs silos de données.
Les innovations de l’automation intelligente
- Remplacer la capture existante par une capture intelligente qui extraira automatiquement l’information pertinente et alimentera les systèmes dorsaux.
- Créer un dossier électronique complet.
- Créer une interface utilisateur unifiée présentant à la fois l’information du système du registraire et les documents de dossiers électroniques.
- Remplacer la signature physique par une signature électronique.
Boite à outils technologique
Les bénéfices
- La création d’une interface unifiée permet d’accélérer le traitement des demandes et de simplifier la formation des employés.
- La mise en place du dossier électronique complet a permis de simplifier la recherche des certificats émis.
- La capture intelligente a permis d’automatiser la création des demandes et enlever une charge de travail aux agents.
- La mise en place de signatures électroniques permet une plus grande agilité du processus.
Le retour sur investissement
Le ministère a été en mesure de réduire de plus de deux jours le délai de traitement de chaque demande.
