Quoi automatiser ?
Un grand courtier en douane canadien utilise une automatisation intelligente pour supprimer les interventions manuelles dans le processus de dédouanement et améliorer le service à la clientèle.
Avant (Manuel)
Après (Automatisation intelligente)
Accès autorisé !
Étapes :
- Un fournisseur envoie une facture ou une demande de paiement à l’entreprise. Le document financier peut être reçu en format papier, par courriel, par fax ou encore par un lien sécurisé vers un portail.
- Le document est acheminé à la comptabilité. Le document reçu est en format électronique, il est également imprimé avant d’être envoyé.
- La comptabilité reçoit le document et le marque avec la date reçue. La transaction est préparée dans le système financier et le département responsable de son approbation est identifié.
- Si le document financier est en format papier, il est numérisé et une copie est insérée dans un dossier électronique.
- La version papier du document financier est envoyée dans le bon département et un chiffrier de suivi est maintenu par la comptabilité pour assurer le respect des délais.
- Le document est approuvé et la transaction est mise à jour dans le système financier. Il se peut également que la personne responsable demande l’assistance du département de la comptabilité pour traiter le document.
- .Une fois approuvé, le document électronique est déplacé dans le dossier traité et le chiffrier est mis à jour. Le paiement est préparé et envoyé au client en format électronique.
Enjeux et problématiques
- La manipulation des factures papier est complexe et demande un suivi très serré de la comptabilité afin que les paiements soient dans les temps.
- Le dossier électronique demande beaucoup de gestion manuelle afin de placer les documents dans le bon dossier avec le bon nom de document.
- L’appariement et les imputations comptables sont faits manuellement ce qui occasionne des retards dans le traitement.
Les innovations de l’automation intelligente
- Déployer un module de capture intelligent qui est en mesure de reconnaître les documents reçus, d’en extraire les informations pertinentes et de réaliser l’appariement automatiquement si toutes les informations sont présentes.
- Déployer un dossier électronique intelligent permettant l’assignation des documents directement aux personnes responsables et de realiser un suivi complet & automatiser de ces derniers.
Boite à outils technologique
Les bénéfices
- Accélérer les temps de traitement des factures afin de maximiser les escomptes disponibles.
- Simplifier le processus de recherche d’une facture ou d’une pièce justificative.
- Éliminer les duplicats de factures ou de demandes de paiement.
- Permettre la mise en place d’un tableau de bord automatiser pour assurer l’intégrité et la performance du processus.
Le retour sur investissement
Le nouveau processus a permis de réduire le temps de traitement moyen des factures de plus de 3 jours et de réduire de 30% les ressources nécessaires au traitement des factures fournisseurs.
