Quoi automatiser ?
Un grand détaillant utilise l’automatisation intelligente pour mieux gérer la création d’horaires.
Avant (Manuel)
Après (Automatisation intelligente)
Accès autorisé !
Étapes :
- Chaque semaine, le directeur de succursale entre les exigences de l’horaire et les disponibilités des employés.
- Une ébauche du calendrier est établie en fonction de règles opérationnelles codées en dur en fonction de l’entente de travail.
- Le superviseur de district examine le calendrier provisoire et l’approuve. Il entre également le calendrier dans le système de paie.
- Le calendrier final est publié et distribué aux directeurs de succursale qui le communiquent aux employés.
- À la fin de la semaine, le directeur de succursale entre la feuille de temps en fonction du calendrier réel.
- La masse salariale est calculée et transmise à la banque pour paiement.
Enjeux et problématiques
- La création d’un horaire nécessite beaucoup d’étapes manuelles et de saisie de données.
- La collecte des feuilles de temps nécessite également la saisie manuelle des données.
- Tout changement à l’entente de travail nécessiterait des mois de programmation.
Les innovations de l’automation intelligente
- Créer une application mobile axée sur les rôles permettant aux directeurs de succursale et aux employés de préparer l’horaire et d’entrer leur feuille de temps.
- Remplacer le programme de validation de l’échéancier par un système de gestion de la décision opérationnelle permettant le calcul dynamique des règles opérationnelles requises pour créer l’échéancier.
Boite à outils technologique
Les bénéfices
- Le calcul automatique de l’horaire réduit l’effort hebdomadaire du directeur de succursale ainsi que du directeur régional pour la préparation de l’horaire.
- L’application mobile permet aux employés de communiquer leur disponibilité même s’ils ne sont pas dans les succursales.
- L’application mobile permet à un employé de signaler une absence, ce qui permet de changer automatiquement l’horaire.
- Les règles de l’entente de travail pourraient être entrées en langage naturel dans le moteur des règles administratives, ce qui permettrait aux modifications de l’entente de travail d’être en production après quelques jours au lieu de quelques mois.
Le retour sur investissement
Le nouveau processus d’établissement du calendrier leur permet de réduire l’effort global de plus de 30 % et le nombre de plaintes à presque aucune, ce qui leur permet d’économiser des centaines de milliers de dollars par année en pénalités.
