Quoi automatiser ?
Un grand courtier en douane canadien utilise une automatisation intelligente pour supprimer les interventions manuelles dans le processus de dédouanement et améliorer le service à la clientèle
Avant (Manuel)
Après (Automatisation intelligente)
Accès autorisé !
Étapes :
- Un client veut obtenir le dédouanement d’un envoi qu’il veut envoyer de l’autre côté de la frontière. Il envoie les documents connexes au courtier client.
- Une demande d’autorisation est envoyée à l’équipe d’autorisation.
- L’expert en dédouanement l’examine et crée la transaction dans le système ERP. Il lance également le dossier papier.
- L’exportation de dédouanement fonctionne sur demande et contacte des experts externes si nécessaire.
- Le dédouanement est en cours et la documentation est envoyée à l’agence frontalière.
- La facture est générée.
- Une équipe d’impression commence à préparer tous les documents connexes à la transaction et à les joindre à la facture afin qu’il puisse être envoyé au client.
Enjeux et problématiques
- Le coût de la manutention du papier était très élevé (plus de 30 personnes pour assembler et envoyer les factures)
- Le temps de traitement et de facturation d’une demande de dédouanement se comptait en semaines.
Les innovations de l’automation intelligente
- Automatiser le processus de saisie des documents pour non seulement reconnaître le type de document qu’il est, mais aussi le lire pour extraire les renseignements pertinents à traiter avec le dédouanement.
- Configurer des dossiers de transactions électroniques qui contiennent tous les documents pertinents à une transaction.
- Créer un robot de dédouanement automatiquement traiter la transaction. Seules les erreurs et les problèmes sont maintenant envoyés à un humain.
- Créer un robot d’impression qui assemble automatiquement les documents de transaction et le rend prêt à être envoyé au client.
- Créer un portail libre-service afin que les clients puissent venir télécharger les factures et les pièces jointes aux transactions.
Boite à outils technologique
Les bénéfices
- Capacité de facturer le client la même journée que sa demande de transaction.
- Réduction importante des erreurs de génération de factures.
- Accès à l’historique des transactions en quelques secondes.
- Réduction des coûts pour l’envoi des factures aux clients.
- Accélération du temps de traitement des transactions.
- Réduction du nombre d’erreurs dans le traitement des transactions.
Le retour sur investissement
Le client a épargné plus d’un million de dollars par an en éliminant les tâches humaines non à valeur ajoutée et en économisant sur le papier.
